Huishoudelijk reglement

1. Doelstelling
2. Bestuur
3. Dagelijks bestuur
4. Taken en bevoegdheden (dagelijks) bestuur
5. Bestuursvergaderingen
6. (Her)benoeming bestuursleden
7. Algemene ledenvergadering
8. Leden
9. Procedure lidmaatschap
10. Opzegging lidmaatschap door lid
11. Contributie
12. Kascommissie
13. Reglementen
14. Kosten
15. Overig

Naam:                                                     
Personeelsvereniging Bravis ziekenhuis, statutair gevestigd te Roosendaal, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 62314114, hierna te noemen: PV Bravis.

Algemeen:
In onderhavig huishoudelijk reglement worden onderwerpen geregeld waarin de statuten van PV Bravis niet of niet volledig voorzien. Het huishoudelijk reglement is daarmee een aanvulling op de statuten van PV Bravis, welke statuten voor notaris mr. J.H.P. de Breet zijn gepasseerd op 31 december 2014.

1. Doelstelling

Conform artikel 2 van de statuten van PV Bravis, heeft de vereniging ten doel het bevorderen van de onderlinge contacten en de saamhorigheid tussen alle personeelsleden en medewerkers, op vrijwillige basis, van de Stichting Bravis ziekenhuis (hierna: Bravis ziekenhuis). Ter verwezenlijking van deze doelstelling organiseert het bestuur van de vereniging activiteiten voor haar leden.

2. Bestuur

Conform de statuten van de vereniging bestaat het bestuur uit ten minste zes (6) en ten hoogste vijftien (15) natuurlijke personen. De statuten voorzien voorts in de wijze van benoeming, schorsing en ontslag (artikel 10 statuten).

 3. Dagelijks bestuur

Het Dagelijks bestuur (hierna: DB) van PV Bravis wordt, conform hetgeen bepaald in artikel 10 lid 1 van de statuten van de vereniging, gevormd door de voorzitter, secretaris en penningmeester.

Het DB onderhoudt goed contact met de Raad van Bestuur van het Bravis ziekenhuis. Indien gewenst vindt er periodiek overleg plaats tussen het DB en de Raad van Bestuur van het Bravis ziekenhuis.

4. Taken en bevoegdheden (dagelijks) bestuur

Conform artikel 11 lid 1 van de statuten is het bestuur bevoegd taken en bevoegdheden te delegeren aan het DB van de vereniging. De taken en bevoegdheden van de leden van het (dagelijks) bestuur van PV Bravis worden hieronder per functionaris weergegeven.

De voorzitter

• geeft leiding aan het bestuur.
• leidt de vergaderingen, waaronder de algemene ledenvergaderingen en de bestuursvergaderingen.
• vertegenwoordigt de vereniging, zowel intern als extern, tezamen met de penningmeester of secretaris (artikel 12 lid 2 statuten).
• stelt in overleg met de secretaris de agenda vast voor de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen.
• controleert tezamen met de secretaris de uitgaande stukken, niet zijnde stukken van financiële aard.
• is tezamen met de penningmeester tekenbevoegd ten aanzien van financiële stukken.
• is tezamen met de secretaris bevoegd tot het ondertekenen van interne en externe correspondentie, niet zijnde stukken van financiële aard.

De secretaris

• draagt zorg voor de verslaglegging (notulen en/of actie- en besluitenlijst) van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen.
• verspreidt de notulen en/of actie- en besluitenlijst onder de bestuursleden. Verspreiding vindt plaats binnen één (1) week doch uiterlijk binnen veertien (14) dagen na datum waarop de desbetreffende vergadering heeft plaatsgevonden.
• stelt in overleg met de voorzitter, en zo nodig de overige bestuursleden, de interne en externe correspondentie op.
• draagt zorg voor bespreking van de ingekomen correspondentie tijdens de bestuursvergaderingen.
• is tezamen met de voorzitter bevoegd tot het onderteken van interne en externe correspondentie, niet zijnde stukken van financiële aard.
• stelt in overleg met de voorzitter minimaal één (1) week voorafgaand aan de bestuursvergadering de agenda op en verspreidt de door de voorzitter vastgestelde agenda uiterlijk een week voorafgaand aan voormelde vergadering onder de bestuursleden.
• voert het beheer over het archief van PV Bravis.
• stelt in overleg met de penningmeester en voorzitter het (algemene) jaarverslag op en brengt deze, na instemming van het bestuur, in op de jaarlijkse algemene ledenvergadering.

De penningmeester

• draagt zorg voor het gehele financiële beheer van PV Bravis.
• verzorgt een correcte financiële administratie van de vereniging en de bewaring daarvan conform de eisen die de wet c.q. de Belastingdienst daaraan stelt.
• stelt in overleg met de voorzitter en secretaris het financiële jaarverslag op en brengt deze, na instemming van het bestuur, in op de jaarlijkse algemene ledenvergadering. De penningmeester brengt tijdens de algemene ledenvergadering namens het bestuur verslag uit van het voorgaande boekjaar en legt tevens namens het gehele bestuur financiële verantwoording af.
• zorgt voor inning van de contributiegelden, inschrijfgelden en andere bijdragen en inkomsten van de vereniging.
• legt op verzoek van de bestuursleden van PV Bravis financiële verantwoording af tijdens het lopende boekjaar.
• stelt rond september/oktober van enig jaar de begroting op voor het komende boekjaar, waarin de activiteiten die door de overige bestuursleden worden aangedragen zijn verwerkt. Tevens gaat de penningmeester gedurende het jaar en op verzoek van de bestuursleden na of nieuwe voorstellen passen binnen de begroting en aldus kunnen worden toegevoegd aan het activiteitenprogramma van de vereniging.
• vertegenwoordigt de vereniging met betrekking tot financiële aangelegenheden tezamen met de voorzitter, zowel intern als extern.
• is tezamen met de voorzitter bevoegd tot het ondertekenen van de financiële stukken aangaande de vereniging.
• roept eenmaal per jaar de kascommissie bijeen om de financiële stukken te laten controleren. Controle door de kascommissie vindt plaats nadat de financiele jaarstukken goedgekeurd en bekrachtigd zijn met handtekeningen van alle bestuursleden. Na vaststelling van de financiele jaarstukken van de vereniging wordt deze aan de ledenvergadering aangeboden en de kascommissie stelt dan voor het bestuur te dechargeren.

De bestuursleden

• organiseren activiteiten voor de leden van PV Bravis en bieden bij de uitvoering van de activiteiten ondersteuning, ten einde het doel van de vereniging te kunnen verwezenlijken.
• stellen in het derde kwartaal van het lopende jaar de concept activiteitenplanning op voor het volgende verenigingsjaar en bespreken de bijbehorende begroting van de betreffende activiteiten met de penningmeester, zodat deze op basis daarvan in september/oktober van enig jaar de concept begroting voor het volgende verenigingsjaar kan opstellen.
• dienen uiterlijk tien (10) dagen voorafgaand aan de bestuursvergadering of de algemene ledenvergadering agendapunten in bij de secretaris.
• Dienen minimaal 75% van de vergaderingen bij te wonen (al dan niet op afstand). Indien dit niet haalbaar is, zal het Dagelijks bestuur in gesprek gaan met dit bestuurslid.

5. Bestuursvergaderingen

Het bestuur vergadert éénmaal per maand, afwisselend op locatie Bergen op Zoom en locatie Roosendaal. Het bestuur kan hiervan in onderling overleg afwijken.

Als er tijdens een bestuursvergadering gestemd moet worden geschiedt dit hoofdelijk, en kan dit zowel mondeling als schriftelijk plaatsvinden, met inachtneming van de bepalingen uit de statuten.

6. (Her)benoeming bestuursleden

• In het kader van de benoeming van nieuwe bestuursleden, zijn de thans zittende bestuursleden bevoegd tot het voordragen van kandidaten aan de Algemene Vergadering, al dan niet na een openbare vacaturestelling. Tevens kunnen individuele leden van de vereniging zich kandidaat stellen om als lid tot het bestuur van de vereniging toe te treden.
• Indien de zittende leden een lid willen voordragen, of als een lid zichzelf kandidaat stelt, dan dient de voordracht c.q. eigen kandidaatstelling schriftelijk plaats te vinden en gericht aan de bestuursvoorzitter, uiterlijk zeven (7) dagen voor de Algemene Ledenvergadering. De eigen kandidaatstelling door een lid dient te zijn voorzien van minimaal vijfentwintig (25) handtekeningen van stemgerechtigde PV leden.
• Bestuursleden worden benoemd voor een periode van drie (3) jaar. Bestuursleden kunnen worden herbenoemd voor een periode van drie (3) jaar.
• Per jaar treden minimaal drie (3) bestuursleden af, waarvan één (1) DB lid. Onder een jaar wordt te dezen verstaan de periode tussen twee opeenvolgende jaarlijkse algemene ledenvergaderingen.
• De, conform het door het bestuur vastgestelde rooster van aftreden, aftredende bestuursleden kunnen zich herkiesbaar stellen voor een periode van drie (3) jaar (zie lid 3).
• Het voltallige door de Algemene Vergadering benoemde bestuur wijst uit zijn midden tijdens zijn eerste bestuursvergadering een bestuurslid aan als voorzitter, vicevoorzitter, secretaris, plaatsvervangend secretaris en penningmeester en plaatsvervangend penningmeester.
• Het bestuur heeft de mogelijkheid om tussen twee algemene ledenvergaderingen in een aspirant-bestuurslid te benoemen. Een aspirant bestuurslid heeft geen stemrecht bij stemmen tijdens een bestuursvergadering. Op de eerstvolgende algemene ledenvergadering kan een aspirant-bestuurslid officieel benoemd worden door de Algemene Vergadering.

7. Algemene ledenvergadering      

• De jaarlijkse algemene ledenvergaderingen worden afwisselend gehouden op de locatie Bergen op Zoom of de locatie Roosendaal van het Bravis ziekenhuis.
• Op de algemene ledenvergaderingen worden na stemming van de aanwezige gerechtigde leden bindende besluiten genomen, mits ten aanzien van deze besluitvorming is voldaan aan hetgeen daaromtrent in de statuten is bepaald.
• Het bestuur dient ervoor te waken dat besluiten worden genomen die in strijd zijn met Europese en/of Nederlandse wetgeving, de statuten van PV Bravis of onderhavig huishoudelijk reglement.
• Indien een besluit toch in strijd is met voormelde wet- en regelgeving, de statuten van PV Bravis dan wel onderhavig huishoudelijk reglement, dan zal het bestuur een beroep doen op de nietigheid c.q. vernietigbaarheid van het betreffende besluit. De secretaris zal de leden van PV Bravis van een dergelijk beroep op een daartoe geschikte wijze zo spoedig mogelijk in kennis stellen.

8. Leden

• De vereniging kent conform artikel 4 van de statuten van PV Bravis gewone leden, ereleden, buitengewone leden en externe leden.
• Gewone leden zijn personen die werkzaam zijn binnen het ziekenhuis, alsmede personen die werkzaam zijn binnen andere organisaties opgericht door deze stichting, waarvan de administraties worden gevoerd door het ziekenhuis. Gewone leden hebben een arbeidscontract of een leer-/ arbeidsovereenkomst met het ziekenhuis of met de door het ziekenhuis opgerichte andere organisaties.
• Ereleden zijn zij die, op grond van bijzondere verdiensten voor de vereniging, als zodanig door de Algemene Vergadering - op voordracht van het bestuur - zijn benoemd en hun benoeming hebben aanvaard. Zij betalen geen contributie.
• Buitengewone leden zijn zij die de pensioengerechtigde leeftijd hebben bereikt, dan wel arbeidsongeschikt zijn verklaard en uitdrukkelijk hebben aangegeven hun gewoon lidmaatschap aansluitend te willen omzetten in een buitengewoon lidmaatschap. Buitengewone leden kunnen maximaal 5 jaar na het ingaan van hun pensionering of arbeidsongeschiktheid lid blijven van de Personeelsvereniging.
• Externe leden zijn zij die werkzaam zijn binnen het ziekenhuis of de vereniging maar niet in dienstverband van het ziekenhuis of de vereniging werken.
• Waar in dit huishoudelijk reglement sprake is van een lid of leden worden daaronder zowel de gewone, ereleden, buitengewone als externe leden begrepen, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald of kennelijk anders is bedoeld.
• Gewone leden,  ereleden, buitengewone leden en externe leden hebben recht op deelname aan activiteiten, indien zij zich daarvoor tijdig hebben ingeschreven en hun contributiebedrag en/of activiteitenbijdrage hebben voldaan;
• Buitengewone leden en externe leden zijn verplicht tot betaling van de jaarlijkse contributie. Gewone leden voldoen deze contributie maandelijks.

9. Procedure lidmaatschap

• Gewone leden kunnen volgens de procedure zoals vermeld op de pagina Lidmaatschap - Aanmelden op de webpagina van de Personeelsvereniging aanmelden voor de Personeelsvereniging.
• De externe leden dienen zich echter zelf aan te melden via het aanmeldformulier op de website van de vereniging.
• De buitengewone leden kunnen zich niet aanmelden voor de Personeelsvereniging, zij kunnen wel hun lopende lidmaatschap jaarlijks verlengen tot een maximum van 5 jaar na datum van pensionering of arbeidsongeschiktheid. 
  Bijvoorbeeld: Een lid is in 2019 met pensioen gegaan, het lidmaatschap kan jaarlijks verlengd worden tot en met 2024. In 2025 is het niet meer mogelijk om het lidmaatschap te verlengen.

10. Opzegging lidmaatschap door lid

Opzegging van het lidmaatschap van gewone leden dient door of namens het lid te geschieden conform de statuten. Het lid of diens vertegenwoordiger stelt de secretaris schriftelijk op de hoogte van de opzegging c.q. beëindiging.

Het lid dat zijn lidmaatschap gedurende het verenigingsjaar beëindigt, is over het dan lopende verenigingsjaar contributie verschuldigd, tenzij het bestuur anders besluit.

Opzegging van het lidmaatschap van buitengewone leden is mogelijk per kalenderjaar. Jaarlijks worden de buitengewone leden met een herinnering aangeschreven met het verzoek om de contributie te voldoen. Indien hier geen gehoor aan wordt gegeven of een lid niet zelf voor de betaling van de contributie zorgt voor de opgegeven termijn, dan wordt het lidmaatschap automatisch opgezegd.

11. Contributie

Het bestuur doet een voorstel tot wijziging met betrekking tot de contributie per lid, indien zij dit na overleg en/of op aangeven van de penningmeester noodzakelijk acht. Het voorstel wordt geagendeerd voor en besproken tijdens de eerstvolgende algemene ledenvergadering. De Algemene Vergadering bepaalt voorts of het voorstel wordt aangenomen of (deels) wordt verworpen.

De buitengewone en externe leden van PV Bravis dienen aan het begin van het kalenderjaar op het eerste verzoek van de penningmeester hun jaarlijkse contributie over te maken op de bankrekening van de vereniging via het daartoe beschikbare formulier op de website.

12. Kascommissie

• De kascommissie bestaat uit minimaal drie (3) leden, waarvan er minimaal 2 de kascontrole uitvoeren. Deze leden mogen geen deel uitmaken van het bestuur van PV Bravis.
• De leden van de kascommissie worden benoemd door de Algemene Vergadering voor de duur van drie (3) jaren.
• Elk jaar treedt één kascommissielid af en wordt een nieuw lid benoemd.
• De kascommissie houdt toezicht op en doet onderzoek naar de financiële administratie zoals gevoerd door de penningmeester.
• De kascommissie heeft ten behoeve van haar onderzoek op verzoek toegang tot de financiële administratie in aanwezigheid van de penningmeester. Een en ander conform artikel 14 lid 4 en 5 van de statuten van PV Bravis.
• Indien er een externe controle en de financiële administratie buiten het bestuur van de Personeelsvereniging van het Bravis ziekenhuis wordt uitgevoerd, dit door bijvoorbeeld de financiële afdeling van het Bravis Ziekenhuis, is het niet noodzakelijk voor een kascommissie om dat boekjaar bijeen te komen. Alleen indien gewenst of op vraag komt een kascommissie bijeen.
  Indien er geen externe controle buiten het bestuur van de Personeelsvereniging plaatsvindt en de financiële administratie wordt gevoerd door de Penningmeester alleen, dan komt de kascommissie minimaal éénmaal per jaar bijeen voorafgaand aan een Algemene Leden Vergadering.
• De kascommissie onderzoekt de financiële stukken van de vereniging nadat deze zijn goedgekeurd en bekrachtigd met de handtekeningen van alle bestuursleden.
• Na vaststelling van de financiële jaarstukken door het bestuur wordt deze aan de ledenvergadering aangeboden en de kascommissie stelt dan voor het bestuur te dechargeren.

13. Reglementen

Het bestuur stelt reglementen op ten behoeve van de inschrijving, deelname en annulering van activiteiten en ten behoeve van het lidmaatschap van de vereniging.

Deze reglementen staan gepubliceerd op de website van de vereniging onder Spelregels.

14. Kosten

• Het bestuur stelt een voorstel op ten behoeve van de beloning voor verenigingsleden die een jubileum vieren, welk voorstel ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering.
• Het bestuur stelt een voorstel op ten behoeve van de dekking van de kosten van het bestuur (onder andere bestuurskorting voor deelname aan activiteiten), welk voorstel de goedkeuring van de Algemene Vergadering behoeft.
• Voor het bestuur is er, indien het budget het toelaat, éénmaal in het jaar een etentje waarvoor ook de partners worden uitgenodigd.        

15. Overige

• In gevallen waarin de statuten van de PV Bravis en onderhavig huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur, in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
• Het huishoudelijk reglement wordt om de twee (2) jaar opnieuw bekeken, daar waar nodig gewijzigd en voorts vastgesteld.
• Dit huishoudelijk reglement is door het bestuur van de PV Bravis vastgesteld op dinsdag 1 september 2015.
• Het reglement is voorts door de Algemene Vergadering met 24 stemmen goedgekeurd tijdens de algemene Ledenvergadering van dinsdag 6 oktober 2015.